公文写作 Agent：22 种文书防编造与国标排版-知了AI

一、为什么公文是 AI 写作里风险最高的品类

过去两年，我见过太多团队用 AI 写公众号、写小红书、写周报，出了问题最多是”读起来怪怪的”，改一改、删一删也就过去了。但如果用 AI 写公文，问题的性质和量级完全变了。

写错一篇推文，读者觉得不好看，关了就走。写错一份公文，后果是”文件作废 + 责任追究”。这不是夸张，是公文这个体裁本身的属性决定的——公文是组织意志的书面载体，一旦用印发出，它就具备了行政效力和法律效力。你在里面写的一个政策文号、一个统计数据、一个领导职务，都会成为后续执行、追责、审计时的凭据。

所以我在给企业和机关做 AI 落地培训时，反复强调一个判断：在所有内容品类里，公文是 AI 辅助风险最高的那一个，没有之一。营销文案、产品文档、内部邮件，AI 出错的风险都在”质量”层面；只有公文，AI 出错的风险在”效力”层面。

1.1 编造一个文号，为什么能让整份公文作废

先说最典型的三类编造，这是我在实际审核中见得最多的。

第一类：编造政策文号。AI 特别擅长”看起来很像”的东西。它会写出”根据《关于进一步加强××工作的通知》（×政办发〔2023〕15 号）”这样的句子，格式完美、语气贴切，但这个文号可能根本不存在，或者存在但对应的是另一份文件。经办人如果不去逐字核对，直接沿用，这份公文在上级机关那里就是不折不扣的”引用不实”。

第二类：编造数据。公文里常有”同比增长 12.3%””覆盖率达到 95% 以上”这类表述。AI 在没有数据输入的情况下，会根据语境”合理推测”一个数字。这些数字没有来源，一旦被审计或巡视翻出来，就是数据造假。

第三类：编造人名职务。这个最隐蔽也最致命。AI 会根据你的上下文”补全”一个领导姓名，或者把”副市长”写成”常务副市长”，把”党组成员”写成”党委副书记”。公文里的职务表述是有严格规范的，写错就是政治性差错。

这三类错误的共同点是：它们不会让公文”看起来有问题”，只会让公文”看起来对，但事实上错”。而这恰恰是公文最不能接受的状态。

1.2 公文的”正确”是三位一体

很多人以为公文写得好就是”格式规范、用语得体”。这只说对了一部分。我总结公文的”正确”，是三个维度同时成立：

格式正确：符合 GB/T 9704《党政机关公文格式》的标准，版头、主体、版记三部分齐全，发文字号、标题、成文日期、印章位置都对。
依据正确：引用的政策文件真实存在、文号准确、表述与原文一致、适用关系成立（上级对下级、平级对平级不能乱套）。
表述正确：用语符合公文体例，层次序数规范，主送机关与文种匹配，没有政治性、事实性差错。

三者缺一不可。而现在的大模型，最擅长的是结构和表述，最不擅长的是依据。也就是说，AI 天然会把你最需要谨慎对待的那一维做得最松散——它会毫不犹豫地给你一个格式完美、语气到位、但依据全错的公文。这就是为什么”直接用 AI 写公文”是一条走不通的路，而”用 AI 辅助公文写作”必须配合一套工程化方法。

1.3 WPS AI 在公文场景里做到了什么

说回工具。目前国内在公文场景落地最深的，是 WPS AI 的公文能力。根据公开信息，它支持通知、报告、请示、批复、函、纪要等 15 种以上法定文种的智能生成，不同版本口径下提供 22 种文书模板。它能自动匹配 GB/T 9704《党政机关公文格式》国家标准进行排版，处理版头套红、发文机关标志、发文字号编排、成文日期、印章位置等要素。

更重要的是它的 AI 审阅助手具备格式审查和政策依据溯源能力——能指出某句表述对应的政策文件来源。这一条其实非常关键，它把”依据正确”这个最难由 AI 保证的维度，变成了”可核查”的维度。此外它还支持知识库沉淀（本单位历史公文、常用表述库）、私有化部署、多部门协同与操作留痕。商业旗舰版参考价 599 元/人/年。

但我要提醒：工具能生成，不等于能直接发。工具帮你解决了 80% 的”体力活”和”格式活”，剩下 20% 的”依据活”和”判断活”，依然要人来把关。本文的价值就在这 20%。

二、防编造的工程化方法（本文核心）

这一节是整篇文章的重心。我在多个单位做 AI 公文落地时，沉淀出一套四步法：分级 → 前置 → 标注 → 三查。这套方法的核心思想只有一句话：不要让 AI”回忆”依据，要让 AI”处理”你给它的依据。

2.1 第一步：内容分级——哪些能交给 AI，哪些不能

防编造的第一道防线不是提示词，而是分工。你必须在上手之前就明确：这份公文里，哪些内容是 AI 可以生成的，哪些必须由人提供、AI 不得改动。我把公文内容切成四层。

内容层级	具体内容	能否 AI 生成	风险等级	治理动作
结构层	章节骨架、”现将有关事项通知如下”等过渡句、开头结尾套话	可以，鼓励 AI 生成	低	直接采用，人工微调语气
表述层	常用公文表述库中的规范句式、并列排比、总结性话语	可以，但需套用本单位表述库	中	对照知识库校验，防止”新造表述”
事实层	数据、时间、人名、职务、机构名称、地名	不可以，必须人给	高	占位符机制，人填后 AI 不得改写
依据层	政策文件名称、发文字号、原文引用、适用关系	绝对不可以，必须人给原文	极高	原文投喂 + 逐条溯源

这张表的关键在于事实层和依据层必须”人给”。我在实操中用一个笨但极有效的办法：把数据、人名、职务、文号全部写成<待填-数据1>、<待填-文号1>这样的占位符，让 AI 先写”骨架文”，再由人逐个填入。

2.1.1 为什么”套话模板”反而最适合 AI

很多人对 AI 写公文有误解，觉得”套话”是最没技术含量、最不该用 AI 的部分。恰恰相反——套话是 AI 在公文场景里价值最高、风险最低的产出。原因有三：

套话有大量语料，AI 生成得比新人更规范；
套话不承载事实，错也不会错到”依据”层面；
套话最耗时间，一个新人憋一段”现将有关事项通知如下”，可能要想五分钟。

一个真实案例：某区教育局要写一份”关于开展校园安全专项检查的通知”，经办人用 AI 生成，从”总体要求”到”工作要求”四段，AI 在 30 秒内就给出了结构完整、语气得当的草稿。经办人花 20 分钟补充具体检查时间、检查范围、责任科室，文件就成型了。AI 写套话 + 人填事实，这才是公文 AI 的正确打开方式。

2.1.2 一个反常识的判断：越重要的公文，越适合 AI 起草

这听起来很反直觉。按理说，越重要的公文越该用老手写。但我的观察是，越重要的公文，反而越适合”AI 起草 + 专家审核”。

原因是：重要公文对格式规范和结构完整的要求极高，而这恰恰是 AI 最稳的部分。一个资深笔杆子写重要公文，80% 的精力花在”结构别漏、格式别错、套话别别扭”上，只有 20% 花在”核心判断”上。AI 把那 80% 干完，专家只专注那 20%，出的稿子反而更稳。

但这有一个前提：必须配套严格的”依据层人给”机制。否则 AI 会在重要公文里给你编造最重要的依据，那就从”提效”变成”埋雷”。

2.2 第二步：素材前置——把”依据文件”作为输入

这是防编造最有效的一招，也是被最多人忽略的一招。AI 会”编”依据，是因为你没给它依据。

大模型的知识库里有一堆公文语料，但它不知道你单位的实际情况，也不知道你想引用的是哪一版文件。当你在提示词里说”根据上级关于安全生产的文件”，AI 会自己”找一个”——而这个”找”，本质上是生成，不是检索。

解决办法：把依据文件原文贴进上下文。哪怕是 3000 字的上级文件，也请完整贴进去。现在的模型上下文动辄几十万 token，完全装得下。

2.2.1 素材前置的三个层次

素材前置不是”随便贴点材料”，而是有层次、有结构地投喂。我把它分成三层。

第一层：依据文件。上级下发的、需要转发的、需要落实的政策文件原文。这一层是”必须”。

第二层：本单位历史公文。同类事由以前写过的公文，最好 2-3 份。AI 会学习你单位的表述习惯——开头怎么写、结尾怎么收、”特此通知”前面加不加”请各单位认真贯彻执行”。这一层是”强烈建议”。

第三层：本单位表述库。固定的机构名称、领导职务表述、部门简称、常用提法。这一层是”锦上添花”，但能省掉大量校对。

2.2.2 素材前置的常见错误

我看到的最大错误是贴了摘要，没贴原文。很多人为了方便，只把上级文件的开头一段复制进去，然后跟 AI 说”根据这份文件写个通知”。AI 会拿着这一段摘要”脑补”全文要求，结果写出来的通知和原文的落实口径完全对不上。

第二个错误是一次投喂太多，没有分区。把上级文件、历史公文、表述库全堆在一起，AI 分不清哪段是依据、哪段是参考。正确做法是用清晰的标签分隔，比如在提示词里用”=== 依据文件 ===/=== 参考公文 ===/=== 表述库 ===”这样的结构。

第三个错误是投喂了自己不该投喂的文件。公文的涉密等级不同，涉密文件不能喂给公有云模型。这也是为什么私有化部署对公文场景格外重要——WPS AI 支持私有化部署，正是解决这个问题。

2.3 第三步：强制标注——每一处引用都要有来源

素材前置解决了”有没有依据”的问题，强制标注解决的是”每一条依据都可追溯”的问题。

具体做法：在提示词里用强指令要求 AI，凡是出现政策文号、数据、人名、职务的地方，必须在该句后标注来源；找不到来源的地方，一律标”待核”，不允许留空，更不允许自己编一个。

这条规则看似简单，效果却极好。因为它把 AI 的”编造冲动”转成了”标注任务”。以前 AI 会编一个文号糊弄你，现在它会写”（待核）”，你一眼就能看出来这里缺依据。

2.3.1 “待核”优于”留空”，优于”编造”

我在提示词里固定写一句话：宁可标”待核”，不可留空，坚决不许编造。

为什么”待核”优于”留空”？因为留空的地方，审核时很容易被当成”格式问题”忽略过去；而”待核”是一个显式的红色信号，逼着人回来补。

为什么”待核”优于”编造”？这个不言自明——但恰恰是所有 AI 的默认倾向是”编造”。如果你不明确禁止，它就会编造。

2.3.2 标注的三种颗粒度

标注颗粒度要按公文的”引用密度”来定。我的经验是：

粗颗粒（一段一标）：适用于”工作要求”类条款，整段来自同一份上级文件。
中颗粒（一句一标）：适用于”政策依据”段，每句引出不同文件。
细颗粒（一处一标）：适用于数据、文号、人名，必须是”一处一标”。

粗颗粒省事但追溯难，细颗粒最稳但冗长。公文实操里，我的建议是政策文号和数据一律细颗粒，工作表述用中颗粒。

2.4 第四步：三查法——查文号、查表述、查数据

AI 生成 + 标注完成后，进入人工核查。我在每个单位推行的方法叫”三查法”，固定动作、固定顺序。

第一查：查文号。把所有出现的”〔〕号”格式的文号逐个核对——是否存在、是否正确、是否是最新版、是否与所引文件对应。这一查必须去原文对照，不能凭记忆。

第二查：查表述。把公文中的关键表述（特别是”原则上””一般不得””应当””可以”这类限定词）对照政策原文。AI 最容易犯的错是把”原则上可以”写成”可以”，把”严格控制”写成”从严控制”。一个限定词的偏差，执行力度就差了一个量级。

第三查：查数据。所有数字与来源数据核对，特别注意单位（万元还是亿元）、口径（含税还是不含税）、时间（年初至今还是同比）。

2.4.1 三查要”换人查”

这一条很多人做不到，但非常重要：三查要换人查。起草人查不出来自己的错，因为他脑子里想的是”我应该写对了”。三查要交给没有参与起草的人，最好是熟悉业务的同事。

在协同场景下，WPS AI 支持多部门协同与操作留痕，三查的过程就可以直接跑在协同平台上——每一处修改、每一个”待核”的上报与闭环，都有痕迹可查。

三、GB/T 9704 的关键要素：一份公文的标准骨架

GB/T 9704《党政机关公文格式》是国家标准，规定了党政机关公文的版式。很多人以为它只是”排版规范”，其实它规定了公文的物理结构。理解这一点，你才知道 AI 排版工具”自动匹配”的到底是什么。

3.1 版头、主体、版记三部分

一份标准公文，从物理结构上看分成三段：

结构	包含要素	常见 AI / 人工出错点
版头（红头部分）	份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色分隔线	发文机关标志字号、发文字号位置、上行文是否标注签发人
主体（核心部分）	标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件	标题三要素缺项、层次序数错乱、成文日期用汉字、附件说明位置
版记（末尾部分）	抄送机关、印发机关和印发日期、页码	版记位置、页码奇偶页位置

版头部分最显眼的是”版头套红”——发文机关标志用红色，字号、位置都有讲究。这部分正是 WPS AI 一键排版最擅长的，它按 GB/T 9704 自动生成套红版头，不用人手动调。

3.2 发文字号的构成

发文字号是公文的”身份证”。它的标准构成是：发文机关代字 + 年份 + 发文顺序号。

例如：×政发〔2024〕15 号。这里有几个细节：

发文机关代字由机关自行规定，一般 2-4 个字，如”国发””×政办发”。
年份用四位阿拉伯数字，用六角括号〔〕括起来，不能用方头括号【】、圆括号（）。
发文顺序号用阿拉伯数字，不加”第”字，不编虚位——是”15 号”，不是”第 15 号”，也不是”015 号”。
版头套红时，发文字号居中排列在红色分隔线之上。

这三个细节，AI 排版工具都能自动处理；但如果是纯文本生成，你就要自己校对。这也是为什么公文场景一定要用”带排版能力”的工具，纯聊天框里生成的公文，格式几乎没法直接用。

3.3 标题三要素：发文机关 + 事由 + 文种

公文标题的标准结构是三者齐全：发文机关名称 + 事由 + 文种。

例如：”××市人民政府关于加强城市防汛工作的通知”——发文机关是”××市人民政府”，事由是”加强城市防汛工作”，文种是”通知”。

公文标题的常见错误：

缺事由：写成”××市人民政府通知”——这是不合格的标题，事由必须写。
缺文种：写成”××市人民政府关于加强城市防汛工作的意见”——这个”意见”看起来像文种，但如果不是”意见”这个法定文种，就是错的。
文种搭配错：请示写成”关于××的请示报告”——请示和报告是两种文种，不能叠加。
标题过长：事由需要换行时，要在词意完整处换行，不能拆词。

3.4 主送机关与正文层次序数

主送机关是公文的主要受理机关，写在标题之下、正文之上，居左顶格，末尾加冒号。要注意的是：主送机关要和文种匹配——请示只报送一个主送机关（不能多头请示），报告也一般只报送一个直接上级。

正文层次序数是公文格式里最容易出错的地方之一。国家标准规定的顺序是：

一、（一） 1. （1）

也就是说，第一层用”一、”，第二层用”（一）”，第三层用”1.”，第四层用”（1）”。这个顺序不能乱、不能跳。很多 AI 生成的公文会把第二层写成”1、”，或者把第三层写成”（1）”，这就是格式错误。

还有几个配套细节：

“一、”后面用顿号，”（一）”后面不加标点，”1.”后面用下圆点。
层次序数不能跨层，比如第一层”一、”下面直接跳到”1.”，就漏了”（一）”。
如果只用到两层，用到”（一）”即可，不必强凑四层。

3.5 成文日期与印章

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位。例如”2024 年 3 月 5 日”，不能写成”二〇二四年三月五日”，也不能写成”2024 年 03 月 05 日”。

这里有个历史遗留的误区：老一辈公文写”二〇二四年”，是因为早年的公文格式规定，但现在国家标准明确用阿拉伯数字。如果你的单位还在用汉字日期，那是不符合 GB/T 9704 的，得改。

印章要端正、居中下压成文日期，印章上的发文机关名称与标题中的发文机关名称一致。印章位置是”上距正文 2-3 行，下压成文日期”，压到”骑年盖月”的效果。这部分也是排版工具自动处理的重点。

3.6 附件说明的位置

附件说明写在正文之后、发文机关署名之前，用于说明公文附件的顺序号和名称。格式是：

附件：1. ××考核办法
2. ××责任清单

注意：附件说明写在正文下方空一行、左空二字；附件本身另页编排，在”附件”二字后标注与附件说明一致的序号和名称。

AI 生成的公文经常把”附件说明”和”附件”搞混，或者把附件说明放到成文日期之后，这都是格式错误。

四、22 种文书的选用逻辑：选错文种，写对也是错

公文写作有一个容易被忽略的真相：文种选错，写得再漂亮也是废纸。因为你用错了文种，就意味着发错了方向、错了效力、错了流程。这一节我来讲文种的选用逻辑。

4.1 15 种法定文种与行文方向

《党政机关公文处理工作条例》规定的法定文种是 15 种：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。WPS AI 公文支持其中 15 种以上的智能生成，并提供 22 种文书模板——这 22 种是在 15 种法定文种基础上，叠加了常用的事务性文书（如讲话稿、工作方案、总结等）。

按行文方向，15 种文种大致可以分为四类：

行文方向	文种	典型适用场景	关键约束
上行文	报告	向上级汇报工作、反映情况、答复询问	不得夹带请示事项
上行文	请示	向上级请求指示、批准	一文一事，只报一个主送机关
上行文	议案	各级政府向同级人大提请审议事项	须在人大会议期间提出
下行文	通知	发布规章、转发文件、安排工作、任免人员	最常用，适用面最广
下行文	批复	答复下级请示	有请示才有批复，一对一
下行文	通报	表彰先进、批评错误、传达重要情况	重在”典型”，不是”日常”
下行文	决定	对重要事项作出决策和部署	适用于重大事项
下行文	意见	对重要问题提出见解和处理办法	行文方向灵活，可上可下可平行
下行文	命令	公布行政法规、宣布施行重大强制性措施	权限严格受限
下行文	决议	经会议讨论通过的重大决策事项	须经法定会议表决通过
平行文	函	不相隶属机关之间商洽工作、询问答复	不能用于上下级请示事项
公布性	公告	向国内外宣布重要事项或法定事项	适用面窄，不可滥用
公布性	通告	在一定范围内公布应当遵守或周知的事项	适用范围有限
公布性	公报	公布重要决定或重大事项	多用于党的机关
会议类	纪要	记载会议主要情况和议定事项	不加盖印章，不加发文机关标志

4.2 请示与报告：为什么不能混用

这是公文写作里最经典的错误，也是 AI 最容易犯的错误之一。很多人（包括 AI）会把”请示”和”报告”混为一谈，因为它俩都是上行文，都是”向上级说事情”。

但两者的性质完全不同：

请示是”请求”：需要上级答复、需要上级批准。它是办件，上级必须处理。
报告是”陈述”：只需要上级知晓，不需要答复。它是阅件，上级看过就行。

混用的后果很严重：

4.2.1 报告夹带请示事项，会被退回

公文规范明确规定：报告中不得夹带请示事项。因为报告是”阅件”，如果夹带请示，上级可能看完就归档了，请示事项永远得不到答复。我看到过很多例子，某单位在”关于××工作的报告”末尾写了一句”请予批准”，被上级办公厅直接退回重办。

4.2.2 请示写成”请示报告”，文种不存在

“请示报告”这个说法在天册文件里根本不存在。要么是请示，要么是报告，二者必居其一。AI 特别容易生成”关于××的请示报告”这种标题，因为它见过的语料里这两个词经常一起出现。

4.2.3 请示必须一文一事

请示还有一个硬约束：一文一事。一份请示里只能请示一件事。如果同时请示三个问题，上级很难一次性批复，容易拖。报告则可以”一事一文”，也可以”一事多报”。

4.3 函：不能用于上下级请示事项

函是平行文，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问答复。它的核心特征是”平行”。所以：

向上级请示用”请示”，不能用”函”。
向下级答复用”批复”，不能用”函”。
平级之间、不相隶属机关之间，用”函”。

但现实中有一个例外，很多人不知道：上级机关答复下级机关的”请示”，如果用”函”的形式，也是允许的——这叫”复函”，但前提是答复的事项本身不涉及行政审批权限。这个细节建议实操中以本单位公文处理细则为准。

4.4 会议类：纪要为什么特殊

纪要用于记载会议主要情况和议定事项。它有三个特殊之处：

不加盖印章（按 GB/T 9704，纪要一般不加印章）。
不加发文机关标志（不用红头）。
议定事项具有约束力，各单位必须执行。

AI 生成纪要的风险在”议定事项的准确还原”——会议讨论往往很发散，最终定下来的事很明确，AI 很容易把”讨论中提到的想法”写成”议定事项”。所以纪要必须由记录人核对，AI 只适合做”格式化整理”，不适合做”事项判断”。

4.4.1 一个判断文种的快手口诀

我在培训时会给学员一个口诀：看对象、看目的、看效力。

看对象：给上级（上行）、给下级（下行）、给平级或不相隶属（平行）。
看目的：要答复（请示/复函）、要知晓（报告/通知）、要执行（决定/批复）。
看效力：是否具有强制执行效力（决定、命令、批复）、是否仅备忘（纪要）。

三个问题问完，文种基本就出来了。

五、AI 生成后的三道人工关

工具再好，最终签发的是人。我在每个单位推的审签流程，固定是”三道关”：政治关、事实关、格式关。这三道关的顺序不能乱，因为它们的严重程度是递减的。

5.1 第一关：政治关

政治关是第一道，也是最重要的一道。它的核心是：表述与政策一致。

什么叫”与政策一致”？举几个具体的检查点：

公文中的核心提法，是否与上级文件原话一致？比如”贯彻落实”还是”学习贯彻”，”高质量发展”前面加不加”推动”，这些不能自己发明。
涉及重大政策的表述，是否有出处？不能写”根据中央精神”这种模糊依据，必须点到具体文件。
有没有”敏感表述”？比如涉及民族、宗教、历史、领土的表述，AI 特别容易踩坑，必须人工逐字把关。

政治关的核心动作是溯源。WPS AI 的审阅助手有一个”政策依据溯源”能力，能指出某句表述对应的政策文件来源，这大大降低了政治关的工作量。但最终判断”这个表述是否恰当”，还是要人来定。

5.2 第二关：事实关

事实关的核心是：数据、人名、时间。

这一关最枯燥但最容易出事。我在实操中推一个”事实三表”——把所有数据、人名、时间分别列成三张表，逐条核对。

5.2.1 数据核对：注意单位和口径

数据核对最容易漏的是单位和口径。同一个”12.3″，可能是 12.3%，也可能是 12.3 万元，还可能是 12.3 亿。AI 不会错到这种程度，但人在填占位符时容易填错。

5.2.2 人名职务核对：这是政治性差错

人名和职务是政治性差错的高发区。核对要点：

姓名逐字核对，特别是”启/啟””峰/锋””祎/袆”这类形近字。
职务核对规范表述，如”党组书记”和”党委书记”不能混。
排序核对：多个领导并列时，排序有严格规范。

5.2.3 时间核对：注意”年月日”的完整性

公文里的时间表述要完整、准确。特别要注意”本年度””上年度””去年同期”这类相对表述，在不同签发时间点含义可能不同。AI 生成时不会考虑签发时间，人必须核。

5.3 第三关：格式关

格式关是最后一道，也最容易被”工具默认”糊弄过去。即使 AI 排版工具自动套用了 GB/T 9704，也必须人工过一遍。

格式关的检查清单：

版头套红：红色是否正确、发文机关标志字号是否合规、发文字号位置是否居中。
标题：三要素是否齐全、是否换行、是否回行。
主送机关：是否正确、是否顶格、末尾是否有冒号。
层次序数：是否为”一、（一）1.（1）”顺序、标点是否正确。
字号行距：正文一般为三号仿宋，行距固定值 28-30 磅（具体以本单位细则为准）。
成文日期：是否为阿拉伯数字、是否压印。
印章：位置是否正确、”骑年盖月”、是否清晰。
页码：位置是否正确（单页居右、双页居左）。
附件说明与附件：位置是否正确、序号是否对应。
版记：抄送机关、印发机关、印发日期是否齐全。

这 10 项，我建议做成一张”格式自查表”，每次签发前打勾。

六、协同与留痕：公文不是一个人的事

公文从来不是一个人写完就发的。一份正式公文，从起草到签发，中间至少过三四个环节：起草、核稿、会签、签发。AI 介入后，这些环节的管理反而更重要，因为”AI 生成的”这个身份需要被追溯。

6.1 会签流程：AI 生成也要走完全流程

会签是公文流程里的关键环节——涉及多个部门的公文，需要相关部门签署意见。AI 生成公文后，不能跳过会签，而且要明确告知会签部门”这份稿子是 AI 辅助起草的”。

为什么必须告知？因为 AI 辅助起草的稿子，”依据层”的风险更高。会签部门在审阅时，会更关注”这个依据是否是我们部门的职责范围””这个数据是否和我们掌握的一致”。这种”多一双眼睛”，恰恰是防编造的最后一道保险。

6.2 修改痕迹：每一处改动都要可追溯

AI 生成公文最容易被忽略的风险是”版本混乱”。经办人 A 让 AI 写了一版，经办人 B 又让 AI 改了一版，最后签发的是哪一版？改了什么？为什么改？这些如果没有痕迹，出了问题就是一笔糊涂账。

我的建议是：AI 生成的稿子一律保存原稿，所有修改使用修订模式。WPS 的协同办公本身就支持修订痕迹和版本管理，多部门协同与操作留痕是其核心能力。每一次修改、每一个”待核”的上报与闭环，都能在系统里查到。

6.2.1 版本命名的规范

我见过最混乱的公文文件名是”××通知（终版）（终终版）（最终确定版）.docx”。这种命名方式在协同场景下是灾难。规范做法是用”日期 + 版本号”，如”20240315_防汛通知_v1.2″。版本号规则：起草 v0.x，核稿后 v1.0，会签后 v2.0，签发后 v3.0（定稿）。

6.3 知识库沉淀：让 AI 越用越”像本单位”

这是 WPS AI 公文能力里最有长期价值的一条：知识库沉淀。它支持把本单位历史公文、常用表述库存进知识库，AI 生成时会参考这些语料。

这意味着什么？意味着用得越多，AI 生成的公文越像你单位的风格。开头怎么写、部门怎么简称、哪些提法是本单位特有的，AI 会逐渐学会。这比每次重新投喂历史公文高效得多。

我的建议是：新单位上 AI 公文，第一步不是”让 AI 写”，而是”往知识库里装料”——装 20-30 份本单位近两年的代表性公文，装一份”本单位常用表述与规范用语清单”，装一份”机构名称与职务规范表”。装完这些，AI 的起点就高了。

6.4 私有化部署：涉密公文的前提

公文涉及大量内部信息，很多单位有明确要求”涉密不上网”。WPS AI 支持私有化部署，这对机关和国企是硬性前提。私有化部署后，AI 的模型在单位内网运行，公文数据不出内网。

这一点在选型时要特别注意：不是所有”AI 写公文”工具都能私有化部署。如果一个工具只能公有云用，那它只能处理公开类公文，不能处理内部涉密公文。

七、大多数人做错的地方：三个反常识判断

这一节我想说点不一样的。前面讲的都是”怎么做对”，这一节讲”大多数人怎么做错”。

7.1 错误一：把 AI 当”写手”，而不是”审校”

绝大多数人用 AI 写公文的方式是：给个题目，让 AI 写。这是错的。

AI 在公文场景里价值最高的用法，不是”写”，而是”审”。为什么？因为写的时候，AI 需要编造依据；审的时候，AI 只需要指出问题。

WPS AI 的审阅助手具备”格式审查”和”政策依据溯源”能力——它能指出格式哪里不对、某句表述对应哪份政策文件。这就是”审校模式”的价值：AI 不需要创造事实，只需要对照事实。

我的建议是：人起草，AI 审校。人写核心内容，AI 检查格式、追溯依据、挑出表述问题。这个方向比”AI 起草 + 人审”更安全，因为编造风险从源头就被切断了。

当然，更优的实践是”人机接力”：AI 起草骨架文（套话 + 结构），人填事实和依据，AI 审校格式和依据溯源，人做最终判断。三步走，每一方做自己最擅长的事。

7.1.1 为什么”审”比”写”更适合 AI

再往深一层想：为什么”审校模式”的风险天然低于”起草模式”？因为审校是一个对照动作——AI 拿草稿去对照格式规范和依据文件，输出的是”哪里不一致”。这是有限范围的比较，出错的空间很小。

而起草是一个生成动作——AI 要从无到有地组织语句，必然会调用它知识库里的”公文语料”。那些语料里的文号、数据、人名，都是”别人的”，AI 不会区分”这是别人的例子”还是”这是我该用的真实信息”，于是顺手就用上了。

所以我在给单位做培训时会说一句比较绝对的话：如果你的团队还没有建立起严格的”素材前置”习惯，那就先别用 AI 起草，只用 AI 审校。审校的收益是确定的，起草的收益是掺着风险的。

7.2 错误二：迷信”一键生成”，跳过”素材前置”

“一键生成公文”这个宣传语太诱人了。但一键生成的公文，本质上是一篇”没有依据的优秀范文”。它的结构是对的、语气是对的、格式是对的，但每一个具体的依据都是编的。

我见过很多单位采购了 AI 公文工具，用了一阵子后抱怨”AI 写的公文不能用”，原因是他们一直用”一键生成”，从来不做”素材前置”。

正确心智：一键生成是”启动器”，不是”完成器”。它给你一个起点，接下来你必须把依据文件、本单位数据、人名职务填进去，才是一份可用的公文。

7.3 错误三：把格式当”最后一公里”，最后才发现格式返工最大

很多人把格式当成”体力活”——写完了调格式。这是本末倒置。

格式返工的代价极高。一份 5000 字的公文，如果前面按”通用 Word 格式”写，最后再套 GB/T 9704，你会发现：标题要重排、层次序数要重编、附件位置要挪、成文日期要改、印章要重新定位。改一遍可能比写一遍还费时间。

正确做法：一开始就用带 GB/T 9704 模板的工具书写。WPS AI 公文的”自动匹配 GB/T 9704 排版”，加上”版头套红、发文字号编排、成文日期、印章位置”自动化，正是解决这个问题的。你不要在纯 Word 里写完再套模板，而要在模板里写。

7.3.1 一个反常识的结论

由此得出一个结论：公文场景里，”排版工具”的价值可能大于”生成工具”。

生成工具解决的是”写什么”，风险高、可替代性强（你换个模型也能写）；排版工具解决的是”怎么呈现”，风险低、不可替代（格式错了就是废纸）。所以选型时，宁可要一个”排版严谨、能审校”的工具，也不要一个”能写但格式靠人调”的工具。

八、可直接复制的四套模板

下面四套模板，是我在实操中反复打磨的，可以直接复制到 WPS AI 或任何支持长上下文的模型里使用。

8.1 模板一：防编造公文生成提示词

你是党政机关公文写作助手。请根据以下结构化输入，起草一份「{文种}」。

【硬性规则——违反任一条即判定失败】
1. 事实层：数据、时间、人名、职务、机构名称、地名，一律使用原文给定值，
   不得改写、不得推测、不得补全。原文未给的，写成 <待填-类别-序号>，
   例如 <待填-数据-1>。
2. 依据层：政策文件名称、发文字号、原文引述，只能使用【依据文件】中出现的
   内容，逐字引用，不得改写。找不到出处的，标注「（待核）」，严禁编造文号、
   文件名、条款号。
3. 每一处引用政策、数据、人名后，须在句末用（来源：X）标注来源，
   X 必须能在【依据文件】中找到原句。
4. 文种必须与【行文方向】和【目的】匹配。请示与报告不得混用；
   请示必须一文一事；函不得用于上下级请示事项；报告中不得夹带请示。
5. 不得出现「请示报告」等非法文种组合；不得出现「根据上级精神」等模糊依据。

【格式规则——GB/T 9704】
- 标题：发文机关名称 + 事由 + 文种，三要素齐全。
- 正文层次序数严格为：一、 →（一）→ 1. →（1），不得跳级。
- 成文日期用阿拉伯数字："2024年3月5日"，不写"二〇二四年"。
- 附件说明置于正文之后、发文机关署名之前，左空二字。
- 主送机关顶格，末尾加全角冒号。

【输入区】
===== 依据文件 ====
{粘贴上级文件或政策原文全文，不得只贴摘要}

===== 参考公文 =====
{粘贴本单位同类事由的历史公文 2-3 份}

===== 本单位表述库 =====
{机构名称、部门简称、职务规范表述、常用提法}

===== 事实清单 =====
{数据、时间、人名、职务的准确值；未定的留空，由 AI 标占位符}

===== 行文要素 =====
文种：{通知/请示/报告/批复/函/纪要...}
发文机关：{}
主送机关：{}
行文目的：{部署/请求批准/汇报/答复/商洽...}
===== 输入区结束 =====

请输出：
（1）公文正文（含标题、主送机关、正文、附件说明、署名、成文日期）；
（2）文末附「引用溯源表」：逐条列出正文中所有依据，标注来源于【依据文件】的
    哪一段、哪一句；无出处的列入「待核清单」；
（3）附「事实占位符清单」：列出所有 <待填-*> 及其应填内容说明。

8.2 模板二：公文自查清单（三查 + 三关）

【一查文号】
□ 所有「〔〕」形式文号已逐条核对原文，确认存在
□ 年份使用六角括号〔〕，非【】或（）
□ 发文顺序号不加「第」、不编虚位
□ 所引文号对应的文件名称与实际一致

【二查表述】
□ 关键限定词（原则上/一般不得/应当/可以）与原文一致
□ 核心提法为上级原话，无自行发明
□ 文种与标题搭配正确，无「请示报告」类混用
□ 无「根据上级精神」等模糊依据

【三查数据】
□ 每个数字均与来源核对，单位（万/亿、% /‰）正确
□ 数据口径（同比/环比、含税/不含税）已确认
□ 相对时间表述（本年度/去年同期）与签发时点一致

【政治关】
□ 核心表述已溯源至具体文件
□ 涉民族、宗教、领土、历史表述已逐字复核

【事实关】
□ 人名逐字核对（形近字：启/啟、峰/锋、祎/袆）
□ 职务为规范表述（党组/党委、常务/非常务）
□ 多领导并列排序符合规范

【格式关】
□ 版头套红、发文机关标志、发文字号位置正确
□ 标题三要素齐全，回行不拆词
□ 主送机关顶格加冒号
□ 层次序数为一、（一） 1. （1），无跳级
□ 正文三号仿宋，行距符合本单位细则
□ 成文日期为阿拉伯数字，印章「骑年盖月」
□ 附件说明位于正文后、署名之前
□ 页码单页居右、双页居左
□ 版记（抄送、印发机关、印发日期）齐全

8.3 模板三：文种选用决策表

【第一步】确定行文方向
  受文对象是上级机关？        → 上行文，进入第二步 A
  受文对象是下级机关？        → 下行文，进入第二步 B
  受文对象是平级/不相隶属？   → 平行文 → 用「函」（商洽/询问/答复）
  受文对象是社会公众？        → 公布性，进入第二步 C

【第二步 A｜上行文】
  只需上级知晓，不需答复？    → 报告（严禁夹带请示事项）
  需要上级批准/指示？         → 请示（一文一事，只报一个主送机关）
  是政府向同级人大提请审议？  → 议案

【第二步 B｜下行文】
  是答复下级请示？            → 批复（有请示才有批复）
  是发布规章/转发文件/安排工作/任免？ → 通知
  是表彰先进/批评错误/传达情况？      → 通报
  是对重大事项作出决策部署？          → 决定
  是公布行政法规/重大强制措施？       → 命令（权限受限）
  是经会议表决通过的重大决策？        → 决议
  是对重要问题提出见解和处理办法？    → 意见

【第二步 C｜公布性】
  向国内外宣布重要/法定事项？ → 公告（慎用，勿滥用）
  一定范围内应遵守/周知？     → 通告
  公布重要决定/重大事项？     → 公报（多为党的机关）

【特殊】
  记载会议情况和议定事项？    → 纪要（不加盖印章、不用红头）

【否决清单】
  ✗ 请示 + 报告混用         → 非法文种
  ✗ 报告中夹带「请批准」    → 会被退回
  ✗ 向上级用「函」请示      → 应用「请示」
  ✗ 向下级答复用「函」      → 应用「批复」
  ✗ 一份请示提多件事        → 违反一文一事
  ✗ 用「公告」发布部门日常事项 → 适用范围错误

8.4 模板四：AI 审校指令（用于已写好的公文）

你是公文审校专家。以下是一份「{文种}」草稿，请按 GB/T 9704 与公文规范审核。
不要重写全文，只输出问题清单。

【审核维度】
1. 格式：版头、主体、版记三部分要素是否齐全；标题三要素；主送机关；
   层次序数（一、/（一）/1./（1））；成文日期；附件说明位置；印章位置。
2. 文种：文种与行文方向、目的是否匹配；有无「请示报告」等混用；
   请示是否一文一事；报告是否夹带请示。
3. 依据：逐条列出文中所有政策引用，标注「已提供原文核对」或「待核」。
   凡我未提供原文的引用，一律判为「待核」，不得默认为正确。
4. 表述：限定词是否准确；核心提法是否规范；有无模糊依据。

【输出格式】
| 序号 | 位置（段落/句） | 问题类型 | 问题描述 | 修改建议 | 严重程度 |
严重程度分：致命（政治性/依据不实）、严重（文种/格式错）、一般（表述）。

【硬性要求】
- 不得虚构政策文件、文号、数据来「佐证」你的判断。
- 无法确认的地方，写「需人工核查」，不要猜。

九、FAQ：公文 AI 实操中最常被问到的 6 个问题

Q1：AI 生成的公文，能不能直接用？

不能。AI 生成的公文在”结构”和”表述”上可以直接用，但在”事实”和”依据”上必须逐条核对。我的实践标准是：AI 生成稿最多算”三稿”——离定稿还有核稿、会签、签发三道流程。任何声称”一键生成直接发”的说法，都是对公文风险的严重低估。

Q2：15 种法定文种和 22 种文书模板，是一回事吗？

不是。15 种是《党政机关公文处理工作条例》规定的法定文种，是”规范意义上的文种”。22 种文书模板是把法定文种和常用事务性文书（如讲话稿、工作方案、工作总结、简报等）合在一起计算的模板口径。所以你在工具里看到”22 种模板”，不代表有 22 种法定文种；判定文种是否规范，仍以 15 种法定文种为准。

Q3：WPS AI 的”政策依据溯源”是怎么工作的，能替代人工核查吗？

它能把公文中的表述与政策文件源相关联，指出某句表述对应哪份文件。这对政治关是极大的帮助，但不能替代人工核查。原因是：溯源解决的是”这句话出自哪里”，不能完全解决”这个出处的文件是否现行有效、是否适用于本场景、是否被新文件废止”。这些判断必须人来做。

Q4：涉密公文能不能用 AI 写？

取决于部署方式。公有云模型不能处理涉密公文。如果单位使用支持私有化部署的方案（WPS AI 支持私有化部署），并且模型在内网运行、数据不出内网，就可以在合规前提下处理内部公文。但涉密等级最高的公文，很多单位的规定是”一律不得使用 AI 辅助”，这一条以本单位保密规定为准。

Q5：AI 写公文，会不会让新人失去公文写作能力？

我的观察是：会，但不是因为”AI 写得好”，而是因为”新人不再练结构”。公文写作的核心能力是”结构感”和”依据感”——知道一件事该用什么文种、分几层写、依据哪份文件。AI 帮你把结构搭好了，新人就没有机会练这个。所以我给单位的建议是：新人前半年禁用 AI 起草，只用 AI 审校。等有了结构感，再放开起草权限。

Q6：599 元/人/年的商业旗舰版，值不值？

这个要按使用频率算。如果单位只有一两个人偶尔写公文，这个价格不算便宜；但如果是办公室、综合处这类”公文高频部门”，一天写三四份，再加上 GB/T 9704 自动排版、政策依据溯源、知识库沉淀、多部门协同留痕这些能力，摊到每份公文上的成本极低，而且省下的返工时间远超这个价格。关键判断标准是：你单位的公文，格式返工和政治审核的耗时占了多少比例。如果这部分占比高，这个工具的价值就显出来了。